Ngày nay với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, việc tìm kiếm một phần mềm hay công cụ quản lý công việc rất đơn giản. Việc bạn sử dụng các công cụ quản lý này sẽ tăng năng suất làm việc lên gấp nhiều lần. Một trong những công cụ Chaolong TV.vn Mình sẽ giới thiệu bên dưới là Trello. Vì thế Trello là gì?? Cách sử dụng Trello để quản lý công việc. Dõi theo!

Trello là gì?

– Trello là một phần mềm quản lý công việc, công trình được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Với các ghim có thể là task, note, project, file chia sẻ giúp làm việc nhóm tốt hơn.

Trello là gì?

Mặc dù thường được sử dụng bởi các nhóm phát triển phần mềm thông minh, giải pháp này cũng được sử dụng bởi các bộ phận khác như tiếp thị, bán hàng, hỗ trợ và nhân sự. Giải pháp dựa trên web cung cấp các công cụ để xác định dự án, yêu cầu và quy trình công việc để đảm bảo dự án được hoàn thành theo trình tự đã hoạch định.

– Trello cung cấp một bảng kỹ thuật số để tạo, sắp xếp và ưu tiên các hành động. Quản trị viên hoặc người quản lý thậm chí có thể xác định quy trình công việc, giao nhiệm vụ cho cá nhân hoặc nhóm, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ. Thẻ Trello cho phép người dùng cộng tác với nhau. Người dùng có thể thêm nhận xét, thêm thành viên và đính kèm tài liệu vào các nhiệm vụ được giao cho họ.

Trello cung cấp gói chuyên nghiệp bao gồm cài đặt quản trị và quyền riêng tư theo yêu cầu của các doanh nghiệp lớn. phần mềm quản lý tác vụ trello tích hợp với một số ứng dụng trực tuyến bao gồm JIRA Cloud, Bitbucket Cloud, Google Drive, GitHub và Slack.

Các thành phần cơ bản trong Trello

thành phần Trello

– Thẻ: Là thẻ thông tin có Title (tiêu đề), Description (mô tả) với chức năng dùng để lưu tác phẩm. Thẻ sẽ hỗ trợ ghi lại các task (nhiệm vụ), features (tính năng sản phẩm), question (câu hỏi) và checklist để bạn phân chia task cho phù hợp.

– Danh sách: Đó là một danh sách cô đọng các thẻ có cùng trạng thái hoặc các tính năng khác nhau, chẳng hạn như Danh sách Việc cần làm bao gồm các thẻ đang thực hiện, Danh sách Đã hoàn thành sẽ chứa các thẻ đã hoàn thành…

– Hội đồng quản trị: Đó là một bảng giống như một dự án hoặc công việc. Một bảng có thể chứa nhiều danh sách và được dùng để chia sẻ tiến trình thực hiện các nhiệm vụ của dự án. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án hơn.

– Tổ chức: Nó là thành phần tổng hợp của các hội đồng quản trị và các thành viên trong nhóm.

Các tính năng chính của Trello

Các tính năng chính của Trello

– Trello sử dụng bảng, danh sách và thẻ để quản lý dự án.

– Có thể tạo các nhiệm vụ phụ và các bước nhỏ hơn trên thẻ bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra.

– Nhiệm vụ có thể được giao cho các thành viên để họ được thông báo về bất kỳ sửa đổi nào đối với thẻ của họ.

– Thời hạn có thể được thêm vào các nhiệm vụ.

– Nhật ký các hoạt động để giữ cho nhóm được cập nhật.

– Các tệp đính kèm có thể được thêm vào để tổ chức hiệu quả các tài nguyên.

Ưu điểm của trello là gì?

Ưu điểm của trello là gì?

Đơn giản

Ưu điểm đầu tiên của Trello là sự đơn giản. Trello giống như một nơi để đánh dấu các nhiệm vụ mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng. Trello không có nhiều khái niệm phức tạp, thao tác cũng đơn giản nên người dùng không phải bỡ ngỡ như khi sử dụng các công cụ khác. Khi một nhiệm vụ hoàn thành, chỉ cần kéo thông tin từ Việc cần làm đến Hoàn thành.

Để nhập một nhiệm vụ mới, hãy nhấp vào Danh sách việc cần làm để bắt đầu ghi chú cho các nhiệm vụ. Như vậy, cả bạn và mọi người trong nhóm đều có thể nhìn thấy công việc của mình, công việc của nhóm để có sự phân chia, sắp xếp hợp lý.

linh hoạt

Với Trello, bạn cũng có thể quản lý công việc của mình theo cách bạn muốn và theo mục đích của bạn tăng năng suất lao động. Ví dụ: nếu bạn là quản lý khách sạn và bạn sử dụng công cụ Trello, trên một bảng, bạn có thể phân bổ 60% cho dự án bạn đang thực hiện, 40% còn lại dành cho các mục như quản lý công việc của bạn. nhân viên, theo dõi ý kiến ​​từ khách hàng…

miễn phí

Trello miễn phí cho khách hàng nhưng vẫn đầy đủ tính năng và đáp ứng mọi nhu cầu thông thường. Vì vậy, đây được coi là công cụ lý tưởng cho những ai mới bắt đầu kinh doanh để có thể quản lý tốt công việc của mình mà không tốn nhiều chi phí.

Một số thuật ngữ trong Trello

Thuật ngữ trong Trello

Trong quá trình sử dụng Trello, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy các thuật ngữ xuất hiện trong đó. Dưới đây là một số thuật ngữ cơ bản.

1. Kanban

Trong Kanban, mỗi danh sách là một giai đoạn khác nhau, nó là một phiên bản của danh sách các nhiệm vụ, công việc đang thực hiện và nhiệm vụ đã hoàn thành. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh danh sách đó để phù hợp hơn với quy trình làm việc của mình.

2. Bảng

– Trong trello quản lý các dự án của bạn trong các nhóm riêng biệt được gọi là Bảng.

– Mỗi bảng gồm nhiều danh sách, mỗi danh sách sẽ bao gồm nhiều nhiệm vụ nhỏ.

– Trong bảng có thể xem cùng lúc nhiều danh sách trong bảng. Nhưng bạn chỉ có thể mở một bảng cho mỗi chế độ xem. Điều này có nghĩa là tạo các bảng khác nhau cho từng dự án riêng lẻ.

3. Danh sách

– Trong mỗi bảng, bạn sẽ tạo nhiều danh sách khác nhau, tại đây bạn sẽ đặt nhắc nhở cho từng công việc cụ thể.

Ví dụ: bạn có thể có một bảng tạo trang web, với các danh sách được chia nhỏ như thiết kế trang chủ, xây dựng tính năng hoặc viết nội dung cho các danh mục khác nhau. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách này để lập danh sách công việc phù hợp với kỹ năng của từng cá nhân.

Hướng dẫn cách sử dụng Trello

Qua việc tìm hiểu Trello là gì, Chaolong TV mời bạn đọc tìm hiểu cách sử dụng Trello hiệu quả.

Bước 1: Thiết lập bảng dự án Trello của bạn và tạo các thẻ nhiệm vụ

– Trello có quy trình giới thiệu và thiết lập tuyệt vời, vì vậy hãy đảm bảo bạn tận dụng tối đa quy trình này với dự án đầu tiên của mình. Quá trình thiết lập bắt đầu bằng cách điền vào các trường sẽ tạo danh sách bảng của bạn. Các danh sách này là các bước đã hoàn thành trong dự án, giống như các bước trong hình bên dưới.

– Chúng tôi đã tạo một dự án mẫu bao gồm các bước đánh giá phần mềm, nhưng bạn có thể sử dụng thẻ báo này cho tất cả các loại dự án và các bước, từ theo dõi vấn đề đến lịch tạo nội dung.

Tạo tên theo nhu cầu của dự án

Các danh sách này là nơi các nhiệm vụ của bạn sẽ xuất hiện trên kanban trong khi thực hiện. Nếu tại bất kỳ thời điểm nào bạn cần thêm các bước bổ sung vào bảng kanban của mình, tất cả những gì bạn phải làm là cuộn hết cỡ sang bên phải để tạo một danh sách bổ sung để di chuyển các thẻ nhiệm vụ của bạn đến.

Bước 2: Tạo thẻ nhiệm vụ và giao cho các thành viên nhóm có liên quan

– Bây giờ bạn đã tạo danh sách của mình, đã đến lúc lên kế hoạch cho dự án và tạo các thẻ nhiệm vụ.

– Nếu bạn đang chọn Trello ở giữa dự án, bạn có thể tạo tác vụ tại bất kỳ điểm nào trong quy trình làm việc bằng cách nhấp vào nút “Thêm thẻ khác” ở cuối mỗi danh sách. Nếu không, rất có thể bạn sẽ thêm các nhiệm vụ vào bước tiến độ đầu tiên trên bảng kanban.

Trello cung cấp nút tạo thẻ bên dưới danh sách

Khi bạn nhấp vào nút này, một cửa sổ nhiệm vụ mới sẽ xuất hiện trên màn hình, cho phép bạn điền vào các chi tiết dự án có liên quan, chẳng hạn như

– Ngày đáo hạn

– Ảnh bìa thẻ

– Miêu tả nó

– Người dùng

– Nhận xét về nhiệm vụ

– Gắn thẻ, phân loại và ưu tiên các nhiệm vụ của bạn theo nhóm, tầm quan trọng, chức năng, v.v. Tệp đính kèm có thể là tệp, hình ảnh, tài liệu, cấu trúc chia sẻ công việc.

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về tiến độ của nhiệm vụ, hãy đảm bảo tạo một danh sách kiểm tra trên thẻ cũng sẽ hiển thị phần trăm hoàn thành để bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ.

Cuối cùng, bạn muốn thêm các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ này vào thẻ. Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào “Thành viên” trong menu bên phải trong bất kỳ cửa sổ nhiệm vụ nào.

Khi bạn đã thêm họ vào nhiệm vụ, những người dùng này sẽ nhận được tất cả thông báo về dự án, bao gồm nhận xét, thay đổi và bất cứ khi nào thẻ được chuyển từ bước này sang bước khác.

Bước 3: Di chuyển các thẻ Trello xung quanh bảng khi hoàn thành các bước

Khi bạn chuyển qua giai đoạn thực hiện dự án của mình, tất cả những gì bạn phải làm là kéo và thả các nhiệm vụ của mình ở mỗi bước của quy trình từ khi lập kế hoạch đến khi hoàn thành.

Thẻ hành động kéo và thả của Trello rất tiện dụng

Khi bạn hoàn thành dự án của mình, bạn sẽ có thể tự động hóa một số chức năng Trello giúp đơn giản hóa việc thực thi bằng Power-Ups. Các tính năng tự động hóa này sẽ giúp bạn:

– Đặt các nhiệm vụ mới ở đầu danh sách khi chúng di chuyển trong quy trình làm việc

– Tạo thẻ hành động định kỳ mới một cách thường xuyên nếu cần

– Sắp xếp thẻ theo nhãn, ngày hết hạn, người dùng, v.v.

– Lưu thẻ nhiều lần

– Tự động hóa giải phóng thời gian để bạn có thể tập trung hoàn thành nhiệm vụ và theo dõi tiến độ dự án mà không phải lo lắng về các chi tiết và hành động thông thường.

Bước 4: Hoàn thiện công trình sau khi hoàn thành

Khi bạn đã hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong dự án của mình, đã đến lúc kết thúc dự án và thực hiện đánh giá sau dự án để tìm hiểu nhóm của bạn đã làm như thế nào, bạn đã học được gì và bạn có thể làm gì tốt hơn trong tương lai.

Quay lại Trello “Power-Up”, có nhiều tiện ích bổ sung phân tích và báo cáo sẽ giúp bạn đo lường những thành công và thiếu sót trong dự án của mình.

Trello có một danh sách đầy đủ các plugin phân tích mà bạn có thể sử dụng cho dự án của mình

Khi bạn đã thu thập tất cả dữ liệu của mình bằng các plugin này, bạn có thể tạo báo cáo sau dự án để trình bày cho nhóm của mình và các bên liên quan của dự án.

Bước 5: Sử dụng mẫu bảng Trello của bạn cho các dự án trong tương lai

Bây giờ bạn đã hoàn tất và tạo bảng Trello của mình từ đầu. Nếu bạn muốn xây dựng một kế hoạch dự án tương tự trong tương lai, quản lý dự án bằng trello, bạn có thể nhấp vào “menu”, nhấp vào “thêm”, sau đó chọn “bản sao bảng”.

Thay vì xây dựng từng bảng dự án từ đầu, bạn có thể sao chép bảng hiện có hoặc sử dụng mẫu Trello tạo sẵn

Tất cả những gì bạn phải làm là sắp xếp lại thẻ của mình và điều chỉnh danh sách nếu cần, nhưng việc xây dựng bảng trước là một cách dễ dàng để tạo quy trình làm việc nhất quán và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền trong bước lập kế hoạch của dự án.

Cuộc họp

Như vậy, qua bài viết trên, Chaolong TV quen với bạn Phần mềm Trello là gì? là cách sử dụng Trello để quản lý công việc trong khóa học giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Đây là một trong những ứng dụng nhắc nhở công việc được sử dụng rộng rãi và rất hiệu quả. Để có cái nhìn sâu sắc hơn, phần mềm quản lý công việc giúp bạn tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao, tham khảo Khóa học thay đổi bản thân của Chaolong TV Bạn.

Cảm ơn và chúc may mắn!

Nhãn:
kỹ năng lập kế hoạch