Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp việc kiểm soát hiệu quả công việc trở nên dễ dàng hơn. Giúp quản lý quỹ thời gian và phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành công việc theo trình tự và thời gian nhất định. Không phải ngẫu nhiên mà chúng ta thường so sánh rằng thời gian là tài sản quý giá nhất. Vì những người thành công là những người biết sử dụng quỹ thời gian hạn hẹp của mình để làm việc hiệu quả. Vì thế quản lý thời gian nó là gì và tại sao nó quan trọng? Chaolong TV Mời bạn đọc tìm hiểu nội dung qua bài viết dưới đây.

quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là chiến lược lập kế hoạch cho thời gian sẵn có của bạn và kiểm soát lượng thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ cụ thể để đạt năng suất cao hơn. Quản lý thời gian hiệu quả đến với một số người dễ dàng hơn những người khác, nhưng mọi người đều có thể phát triển các thói quen để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Tại sao quản lý thời gian lại quan trọng?

Lợi ích của việc quản lý thời gian Điều này quan trọng vì nó giúp bạn kiểm soát ngày làm việc của mình để bạn có thể xây dựng doanh nghiệp của mình mà không ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Dưới đây là bảy lợi ích của việc quản lý thời gian hợp lý:

Cải thiện hiệu quả làm việc

Khi bạn học cách phân bổ thời gian trong ngày cho tất cả các nhiệm vụ quan trọng của mình, bạn sẽ có ý tưởng tốt hơn về mọi thứ bạn cần làm và mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu. Khi bạn có một lịch trình để tuân theo, bạn sẽ thấy rằng mình dành ít thời gian hơn để quyết định phải làm gì hoặc trì hoãn và có nhiều thời gian hơn để làm những công việc quan trọng. Quản lý thời gian có thể giúp bạn chỉ tập trung vào những nhiệm vụ thiết yếu trước mắt và tránh lãng phí thời gian vào những việc gây xao nhãng.

Quản lý thời gian giúp bạn tăng hiệu quả công việc

Tạo ra công việc tốt hơn

Khi bạn không phải liên tục chạy đua để đáp ứng thời hạn, bạn có thể nỗ lực và suy nghĩ nhiều hơn cho công việc của mình. Quản lý thời gian giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình để đảm bảo bạn có đủ thời gian để hoàn thành từng dự án. Chất lượng công việc của bạn tăng lên khi bạn không vội vàng hoàn thành nó trước thời hạn tiếp theo.

Nộp bài đúng hạn

Quản lý thời gian của bạn một cách hợp lý liên quan đến việc phân công từng nhiệm vụ trong danh sách của bạn vào một khoảng thời gian nhất định. Nhiều người sử dụng cách quản lý thời gian để cho phép họ hoàn thành một dự án trong vài ngày hoặc hoàn thành nó trước thời hạn để tạo khoảng đệm cho bất kỳ thách thức nào có thể phát sinh. Nếu bạn lập kế hoạch hợp lý về thời gian cần thiết để hoàn thành công việc của mình, bạn sẽ có thể đáp ứng thời hạn của mình.

Giảm căng thẳng của bạn

Thật dễ dàng để cảm thấy lo lắng khi bạn có một danh sách đầy đủ các nhiệm vụ phải hoàn thành cho cả công việc và cuộc sống cá nhân. Quản lý thời gian tốt có thể giúp bạn ưu tiên danh sách việc cần làm và dành thời gian cần thiết cho những nhiệm vụ quan trọng nhất, nhờ đó bạn biết chính xác mình cần làm gì và có thể mất bao lâu để hoàn thành mọi việc? Ưu tiên các nhiệm vụ và cho bản thân đủ thời gian để hoàn thành chúng có thể giúp giảm mức độ căng thẳng.

Cơ hội nghề nghiệp được cải thiện

Quản lý thời gian có thể giúp bạn trở thành một nhân viên đáng tin cậy hơn, luôn hoàn thành công việc chất lượng cao trước thời hạn. Điều này sẽ khiến bạn trở nên có giá trị hơn với tư cách là một nhân viên và nâng cao uy tín nghề nghiệp của bạn, điều này có thể giúp bạn tìm thấy những cơ hội mới để mở rộng sự nghiệp của mình.

Quản lý thời gian để sắp xếp và phân bổ công việc hợp lý

Tăng sự tự tin của bạn

Khi bạn quản lý thời gian của mình hợp lý và đáp ứng thời hạn, bạn sẽ cảm thấy hoàn thành và tự tin vào khả năng của mình. Liên tục hoàn thành danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn là động lực tuyệt vời có thể thúc đẩy mọi người cải thiện hơn nữa kỹ năng quản lý thời gian và nắm bắt các cơ hội làm việc mới.

Làm việc hiệu quả hơn

Khi bạn hiểu cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ trở nên tập trung hơn trong công việc, điều này cho phép bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Ví dụ, thay vì cố gắng thực hiện một dự án lớn khi bạn có mười lăm phút trước cuộc họp, bạn có thể hoàn thành một vài nhiệm vụ nhỏ trong thời gian đó và tiết kiệm cho những nhiệm vụ lớn hơn đòi hỏi nhiều năng lượng. khối lượng não nhiều hơn khi bạn có nhiều thời gian rảnh. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn để đạt được nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn.

Một số kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian

Hiểu từ “khẩn cấp” và “quan trọng”

Cũng là thời gian làm việc như nhau nhưng phải tách bạch, tách bạch công việc cụ thể việc nào cấp bách, việc nào quan trọng.

– “Việc khẩn cấp” là công việc khẩn cấp của bạn và phải được thực hiện ngay lập tức

– “Việc quan trọng” nếu không làm – sẽ có hậu quả nghiêm trọng

– Cần biết phân bổ thời gian hợp lý để làm những việc ưu tiên, quan trọng trước và những việc ít quan trọng hơn sau.

Biết cách đặt mục tiêu

Biết cách đặt mục tiêu

Đặt mục tiêu để hoàn thành công việc được coi là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất—vì mục tiêu là động lực buộc bạn phải giải quyết công việc và nỗ lực trong quá trình đó. Đây là kỹ năng quan trọng để bạn kiểm soát quy trình của mình một cách đơn giản và nhanh chóng để hoàn thành công việc hiệu quả hơn rất nhiều.

Lập kế hoạch hiệu quả

Để quản lý thời gian hiệu quả nhất, việc lập kế hoạch cũng vô cùng quan trọng. Trước khi đặt mục tiêu, kỹ năng quản lý tiếp theo cần áp dụng là lập kế hoạch – bạn sẽ cần học cách lập kế hoạch chi tiết cho các hành động để đạt được mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả hơn, giúp giảm thiểu trùng lặp, tiết kiệm chi phí, nhân lực. Việc lập kế hoạch này cũng được định hướng rõ ràng nên bạn có thể đi đúng hướng.

Đừng làm quá nhiều việc cùng một lúc

Đừng làm quá nhiều việc cùng một lúc

Qua quá trình thử nghiệm cho thấy, việc một người đảm đương nhiều công việc cùng lúc không hiệu quả cao, lãng phí nhiều thời gian. Vì vậy bạn phải làm và suy nghĩ theo kiểu một người chỉ làm một việc, thì việc một việc sẽ mang lại hiệu quả công việc rất tốt. Do đó, quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn tập trung vào những mục tiêu quan trọng, thực hiện nó trước rồi mới chuyển sang những công việc tiếp theo.

Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng phần mềm quản lý thời gian Hiện đang được rất nhiều người sử dụng, ứng dụng này giúp người dùng quản lý thời gian hiệu quả.

Kiểm soát căng thẳng

– Trong công việc không khó tránh khỏi những tác động từ bên ngoài như tiếng ồn và các âm thanh khác ảnh hưởng lớn đến khả năng tập trung của bạn dẫn đến hiệu quả công việc giảm sút rõ rệt.

– Bạn phải chủ động quản lý căng thẳng để tránh rơi vào trạng thái mất kiểm soát, chẳng hạn như các vấn đề về thể chất và tinh thần. Bỏ qua điều này sẽ giúp bạn không bị áp lực về ngày tháng.

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Phương pháp 4D: Thực hiện – Ném – Ủy quyền – Đẩy

Phương pháp 4D

Tập trung tối đa có thể, đây là phương pháp rất dễ nhớ để quản lý thời gian linh hoạt và hiệu quả với phương pháp 4D.

Do (làm) – Drop (đầu hàng) – Delegate (Đồng ý) – Postpone (hoãn lại)

Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)

Việc áp dụng nguyên lý Pareto trong quản lý thời gian giúp vận hành linh hoạt, tăng hiệu quả công việc, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp với công thức sau:

“Thứ tự ưu tiên = Nỗ lực/Hiệu quả”

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Bên cạnh quy tắc 80/20 – một trong những tiêu chuẩn vàng được áp dụng trong mọi lĩnh vực đời sống, quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 cũng là quy tắc được nhiều người áp dụng để quản lý thời gian khoa học hơn.

Quy tắc quản lý thời gian trong công việc 40 – 30 – 20 – 10:

– 40% thời gian cho những việc quan trọng nhất

– 30% thời gian làm việc quan trọng thứ hai

– 20% thời gian làm việc quan trọng thứ ba

– 10% thời gian làm mọi thứ kết hợp

Do đó, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất rất có ý nghĩa: tập trung vào ba ưu tiên hàng đầu của bạn, chỉ ưu tiên lần lượt ba ưu tiên đó và dành thời gian để làm những việc khác—nhưng không quá nhiều thời gian.

Cuộc họp

Như vậy, qua bài viết trên, Chaolong TV cùng bạn tìm hiểu quản lý thời gian hiệu quả là gì và phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. Bạn đọc quan tâm hãy nhanh tay đăng ký để tham gia các khóa học học kỹ năng mềm trực tuyến website của chúng tôi Chaolong TV.vn có kỹ năng mềm tốt nhất để ứng dụng trong công việc và cuộc sống.

Nhãn:
quản lý thời gian