Cần làm gì để nâng cao chất lượng công việc? Đây là câu hỏi của rất nhiều người, dù bạn làm trong ngành nghề, lĩnh vực nào thì muốn thành công thì việc biết sử dụng thời gian, sắp xếp công việc hợp lý cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nói thì có vẻ dễ nhưng không phải ai cũng biết cách làm và triển khai hiệu quả. Đừng lo, trong nội dung bài viết này, Chaolong TV sẽ chia sẻ Làm thế nào để tổ chức công việc hiệu quả? cho những người muốn học thêm kỹ năng lập kế hoạch và phối hợp.

Kỹ năng điều chỉnh công việc là gì?

Kỹ năng tổ chức công việc là gì?

Đó là quá trình sắp xếp các công việc và nhiệm vụ cần phải làm, sau đó phân bổ thời gian một cách hợp lý. Đối với những người đã đi làm, đây là kỹ năng quan trọng thể hiện trách nhiệm và năng lực của mỗi cá nhân.

Có thể nói đây là một trong những kỹ năng mà nhà tuyển dụng nào cũng yêu cầu để có thể phù hợp với bất kỳ vị trí nhân viên nào. Vì vậy, mỗi người cũng phải tự tìm cho mình cách sắp xếp thời gian biểu làm việc phù hợp nhất.

Các cách tổ chức công việc hiệu quả

1. Tập trung vào những gì quan trọng

Nhắc nhở bản thân về các mục tiêu dài hạn của bạn và sửa đổi chúng khi cần thiết. Đặt ưu tiên hàng ngày để đạt được mục tiêu của bạn. Mặc dù bạn không thể làm mọi thứ cùng một lúc, nhưng việc sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn hiểu nhiệm vụ nào quan trọng nhất và nhiệm vụ nào có thể đợi. Nếu bạn biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn sẽ có thể chia công việc của mình thành những phần nhỏ hơn. Sau đó, bạn có thể tập trung vào từng nhiệm vụ, từng việc một, bắt đầu với việc quan trọng nhất.

Tập trung vào những điều quan trọng

2. Lập danh sách việc cần làm

– Tạo nên danh sách công việc quan trọng hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Xem lại các ưu tiên hàng ngày của bạn vào đầu mỗi ngày. Có một triệu việc phải làm? Lập danh sách mọi thứ bạn cần làm. Sau đó sắp xếp danh sách theo thứ tự quan trọng nhất. Bắt đầu giải quyết những thứ trong danh sách của bạn theo thứ tự bạn đã tạo chúng.

– Giúp bạn kiểm tra công việc theo deadline nhất định và nếu trong quá trình có sai sót thì dễ dàng sửa chữa. Muốn vậy mỗi cá nhân phải có kế hoạch cụ thể để có thể đưa ra chiến lược hợp lý nhất.

3. Quản lý tốt thời gian của bạn

Sắp xếp thời gian yên tĩnh tại nơi làm việc để làm những việc đòi hỏi sự tập trung cao độ. Làm cho công việc của bạn trở nên thách thức hơn khi năng lượng của bạn đang ở mức cao nhất; tiết kiệm công việc ít đòi hỏi hơn cho một thời gian khác. Nếu bạn có xu hướng trì hoãn, hãy tập trung vào cảm giác hoàn thành mà bạn sẽ cảm thấy khi hoàn thành nhiệm vụ. Sử dụng thời gian du lịch của bạn để lên kế hoạch cho các hoạt động trong ngày của bạn.

Quản lý thời gian để làm việc hiệu quả

4. Sử dụng lịch và kế hoạch

Kiểm tra lịch trình hàng ngày của bạn để xem xét các hoạt động của bạn và tránh xung đột. Viết tất cả những công việc cần làm vào sổ tay hoặc điện thoại để có thể lên kế hoạch sắp xếp công việc thuận tiện. Dù là chuỗi công việc dài hạn hay ngắn hạn, sử dụng lịch và lập kế hoạch cũng là một trong những cách sắp xếp công việc hiệu quả. Đây cũng là một trong những cách để bạn sắp xếp công việc một cách chính xác và thuận tiện nhất.

5. Giao nhiệm vụ

giao

Việc ủy ​​thác công việc cho người khác khi nhiệm vụ đó không thuộc chuyên môn của bạn sẽ giúp bạn hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất và hiệu quả nhất. Khi thực hiện một dự án hoặc nhiệm vụ, hãy chia dự án thành các phần nhỏ hơn. Bạn cần những nguồn lực nào? Xem xét những người hoặc tài liệu bạn cần để hoàn thành dự án. Đó cũng là một trong những phương pháp để bạn sắp xếp công việc hợp lý và lên kế hoạch thực hiện nó một cách hiệu quả nhất.

6. Quản lý thư và cuộc gọi của bạn

Sắp xếp thư đến thành các danh mục theo mức độ ưu tiên hoặc hành động. Sử dụng hộp thư thoại để sàng lọc cuộc gọi. Kiểm tra tin nhắn, thư từ hay các cuộc điện thoại để sắp xếp công việc tốt hơn. Đây cũng là một cách để quản lý công việc hiệu quả.

7. Giảm sự lộn xộn

Để giảm bớt sự lộn xộn trong không gian làm việc của bạn, hãy chỉ để những thông tin và mục quan trọng nhất bạn cần hàng ngày ở đầu bàn làm việc. Lưu trữ các tài liệu nguồn mà bạn hiếm khi sử dụng trong nội bộ. Với những thỏa thuận này sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình bạn muốn tìm kiếm dữ liệu, thông tin phục vụ cho công việc của mình.

8. Luôn ngăn nắp

Sắp xếp các tệp theo mức độ ưu tiên và giữ những tệp quan trọng nhất trong tầm tay. Dành 15 phút vào cuối ngày để dọn dẹp bàn làm việc và 15 phút vào sáng hôm sau để lên kế hoạch cho các hoạt động trong ngày của bạn. Xem lại các mục từ một đến bảy trong danh sách này.

9. Không mất tập trung khi làm việc

– Sự tập trung trong công việc giúp khả năng tư duy, giải quyết vấn đề nhanh và chính xác hơn. Vì vậy, trong quá trình làm việc, bạn không nên bị phân tâm công việc bởi các yếu tố bên ngoài như âm thanh hỗn hợp.

– Tập trung khi làm việc cũng giúp bạn rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.

10. Kiểm tra tiến độ công việc thường xuyên

Kiểm tra tiến độ công việc thường xuyên

– Thường xuyên kiểm tra hoặc xem lại danh sách những việc bạn đã liệt kê trước đó, điều này giúp bạn kiểm tra những việc cần làm và cũng đánh giá hiệu quả của công việc đó ở thời điểm hiện tại. Vì vậy, nếu có sự khác biệt, hãy điều chỉnh cho phù hợp hơn.

– Một mẹo giúp bạn tiết kiệm thời gian kiểm tra tiến độ công việc mà bạn nên sử dụng ứng dụng nhắc nhở công việc

11. Nghỉ ngơi một chút

– Bạn cần nghỉ ngơi khoảng 15-20 phút sau khi kết thúc một công việc nào đó, nghỉ ngơi trong khoảng thời gian này giúp bạn lấy lại tinh thần làm việc, bổ sung năng lượng đã mất để tiếp tục làm việc.

Cuộc họp

Như vậy qua bài viết trên Chaolong TV đã cùng các bạn tìm hiểu cách khắc phục công việc hiệu quả. Để hiểu thêm về các kỹ năng sống cho bản thân và áp dụng chúng vào thực tế hiệu quả hơn, mời các bạn tham khảo các bài viết sau: khóa học kỹ năng mềm bên trên Chaolong TV.

Chaolong TV gợi ý cho bạn: Khóa học “BÍ QUYẾT LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ”

XEM TOÀN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY

Nhãn:
quản lý thời gian Thay đổi chính mình