Có nhiều mối quan hệ, công việc đổ vỡ hoặc không đạt được thành công như mong muốn vì bạn gặp một số vấn đề lỗi khi giao tiếp qua điện thoại. Để tránh sự “sụp đổ” này, Chaolong TV sẽ chia sẻ cho bạn những sai lầm cần tránh khi giao tiếp qua điện thoại. Bạn đang ở bên nhau Chaolong TV Mời các bạn tham khảo tình huống giao tiếp qua điện thoại!

Nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại

Giao tiếp qua điện thoại là một phương tiện giao tiếp và liên lạc quan trọng với khách hàng, đối tác kinh doanh hoặc đồng nghiệp. Dưới đây là một số nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại cần ghi nhớ:

– Khi nhận cuộc gọi phải trả lời nhanh và lịch sự. Nếu không trả lời được hãy để lại tin nhắn hoặc gọi lại sau.

Khi gọi điện cho người lạ, hãy lịch sự giới thiệu bản thân, nêu rõ họ tên và mục đích cuộc gọi.

– Lắng nghe người khác nói và tương tác tích cực. Nói chuyện lịch sự và không gây ồn ào hoặc tỏ ra khó chịu.

Sử dụng giọng nói và ngôn ngữ thích hợp cho tình huống. Nói chậm và rõ ràng, tránh lặp lại câu hỏi hoặc thông tin nhiều lần.

– Cung cấp thông tin chính xác và tránh phỏng đoán hoặc giả định. Nếu bạn không chắc chắn về điều gì đó, hãy hỏi lại hoặc tìm hiểu thêm.

Nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại

Những điều nên và không nên khi giao tiếp qua điện thoại

1. Gọi sai thời điểm

Thử tưởng tượng, bạn gọi điện cho ai đó lúc 3 giờ sáng với một việc vặt vãnh, cần thiết thì liệu có được coi là lịch sự hay không. Câu trả lời chắc chắn là không, nhưng đây là sai lầm phổ biến nhất mà mọi người mắc phải khi giao tiếp qua điện thoại. Điều này thường xảy ra ở những mối quan hệ hơi thân thiết, nó khiến người gọi cảm thấy khó chịu và bực mình, đây là một tình huống sai lầm trong giao tiếp mà bạn nên tránh.

Gọi vào thời điểm không hợp lý sẽ khiến người nghe rất khó chịu

Vì vậy, nếu câu chuyện bạn muốn nói qua điện thoại không quá quan trọng, nhất là nó mang yếu tố cá nhân của bạn thì tốt hơn hết đừng làm phiền người khác, nhất là vào những lúc không tiện. Chỉ làm điều này khi câu chuyện thực sự nghiêm trọng và cần được giải quyết ngay lập tức.

2. Nói to, hét to

Một số người khi nói chuyện điện thoại thường nói to, thậm chí hét rất to. Điều này thể hiện sự thiếu tôn trọng và lịch sự không chỉ với người nghe mà còn với những người xung quanh. Vì vậy, hãy nói với âm lượng vừa phải, chỉ thực sự nhấn mạnh vào những điều cần thiết. Trong trường hợp không gian của bạn quá ồn ào và không thể nói chuyện, hãy cố gắng tránh xa và tìm một nơi yên tĩnh hơn thay vì cố gắng nói to những điều bạn cần biết. Văn hóa giao tiếp qua điện thoại chỉnh sửa.

3. Sử dụng các thuật ngữ và biệt ngữ cụ thể

Sử dụng tiếng lóng, tiếng lóng cũng là lỗi mà nhiều người mắc phải khi giao tiếp qua điện thoại. Nếu trong mối quan hệ thân thiết như bạn bè, người thân thì điều này không ảnh hưởng gì. Nhưng nếu đó là cuộc gọi với khách hàng, bạn đang gặp rắc rối nghiêm trọng.

– Sử dụng thuật ngữ hoặc định nghĩa của riêng bạn sẽ gây nhầm lẫn cho khách hàng. Họ sẽ không biết bạn đang nói về cái gì. Có những người sẽ kiên nhẫn hỏi lại nhưng cũng có những người tỏ ra không thoải mái và kết thúc cuộc gọi ngay lập tức. Điều này có nghĩa là bạn hoàn toàn không thể trò chuyện qua điện thoại với khách hàng.

Khi giao tiếp qua điện thoại với khách hàng tốt nhất không nên dùng tiếng lóng, tiếng lóng

4. Thể hiện thái độ tiêu cực

– Giao tiếp qua điện thoại cũng cho phép bạn bày tỏ thái độ, cảm xúc như giao tiếp trực tiếp. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn không biết kiềm chế và thoải mái bày tỏ quan điểm của mình. Điều này sẽ khiến bạn thất bại nhất là khi giao tiếp với khách hàng bạn cần biết Cách xưng hô với khách hàng?.

– Thái độ vui vẻ thái quá khi gọi điện cho khách hàng sẽ cho thấy bạn thiếu lịch sự và hơi giả tạo. Nếu bạn tỏ thái độ bực bội, tức giận, khách hàng sẽ bỏ đi ngay vì bạn rất thô lỗ và không có sự tôn trọng người khác. Đừng giữ tâm lý mình gọi, người kia không biết mình là ai, mình có quyền bày tỏ thái độ với họ.

5. Không xin chào và tạm biệt

Nếu bạn không bắt đầu cuộc điện thoại bằng lời chào và kết thúc bằng lời tạm biệt, thì bạn đã mắc một sai lầm lớn trong cuộc điện thoại. Điều này cho thấy bạn là người thiếu chuyên nghiệp và Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại nhiều thiếu sót.

– Do đó, nếu bạn nhận cuộc gọi từ người khác, hoặc thực hiện cuộc gọi, hãy bắt đầu bằng lời chào, đơn giản nhất là xin chào. Sau khi cuộc gọi kết thúc, hãy biết nói lời cảm ơn và tạm biệt. Trang trọng hơn có thể kèm theo lời chào để tạo thiện cảm tốt hơn.

Đảm bảo bắt đầu bằng lời chào và kết thúc bằng lời tạm biệt khi gọi điện thoại

6. Luôn thể hiện sự nhiệt tình

– Người nghe sẽ cảm thấy vô cùng khó chịu khi bạn đang gọi họ mà tỏ ra thờ ơ, mệt mỏi, chán chường thậm chí là khinh thường. Vì vậy, hãy luôn xây dựng cho mình một sự nhiệt tình nhất định trong mỗi cuộc gọi, nhưng nhiệt tình dù là bao nhiêu cũng nên ở mức vừa phải, tránh thái quá. Đặc biệt là trong việc chốt sale, tư vấn khách hàng.

Cách hỏi người lớn qua điện thoại

Khi bạn yêu cầu một người lớn trên điện thoại, bạn có thể làm theo các bước sau:

– Bắt đầu cuộc gọi bằng cách giới thiệu bản thân một cách lịch sự, ví dụ: “Xin chào, tôi đây [tên của bạn]tôi muốn đến thăm bạn [tên của người lớn]“.

– Sau khi giới thiệu bản thân, bạn có thể hỏi thăm sức khỏe, tâm trạng của người lớn, ví dụ: “How are you?” hoặc “Bạn cảm thấy thế nào?”

– Nếu bạn có mối quan hệ đặc biệt với người lớn, hãy thể hiện tình yêu của bạn bằng cách nói những câu như: “Mẹ rất lo lắng cho sức khoẻ của con” hoặc “Mẹ muốn biết nếu con cần giúp đỡ”.

– Nếu muốn nói chuyện lâu hơn với người lớn, bạn có thể hỏi về công việc và cuộc sống của họ, ví dụ: “Công việc của bạn thế nào?” hoặc “Có điều gì thú vị trong cuộc sống của bạn không?”

– Khi muốn kết thúc cuộc gọi, hãy chào tạm biệt một cách lịch sự, ví dụ: “Cảm ơn bạn đã dành thời gian nói chuyện với tôi” hoặc “Chúc một ngày tốt lành”.

Các tình huống giao tiếp qua điện thoại

Dưới đây là một số cuộc trò chuyện điện thoại phổ biến:

– Gọi điện đặt hẹn: Nếu muốn hẹn gặp ai đó, bạn có thể gọi điện đề nghị thời gian và địa điểm.

– Gọi điện xác nhận trước lịch hẹn: Nếu đã có lịch hẹn và muốn xác nhận lại trước khi đi, bạn có thể gọi điện cho đối phương để đảm bảo mọi việc diễn ra đúng như kế hoạch.

– Gọi điện đặt hàng hoặc tìm thông tin: Nếu bạn muốn đặt hàng từ cửa hàng hoặc tìm thông tin về sản phẩm, dịch vụ, bạn có thể gọi điện trực tiếp để thực hiện.

– Gọi điện để được hỗ trợ hoặc giải quyết vấn đề: Nếu gặp vấn đề với sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn có thể gọi điện để được hỗ trợ hoặc giải quyết vấn đề.

– Cuộc gọi tại nơi làm việc: Nếu bạn đang làm việc trong một công ty hoặc tổ chức, bạn có thể sử dụng điện thoại của mình để liên lạc với đồng nghiệp hoặc khách hàng.

Các tình huống giao tiếp qua điện thoại

Cẩn thận khi giao tiếp qua điện thoại

Khi giao tiếp qua điện thoại, bạn nên ghi nhớ những điểm sau để đảm bảo giao tiếp hiệu quả và lịch sự:

– Điện thoại là phương tiện giao tiếp không trực tiếp, vì vậy giọng nói của bạn sẽ là yếu tố quan trọng nhất để truyền tải thông điệp của bạn. Bạn nên sử dụng giọng nói rõ ràng, lịch sự và tránh ngôn ngữ tục tĩu hoặc thô tục.

– Khi trả lời điện thoại phải tập trung cao độ, lắng nghe kỹ yêu cầu của người gọi. Nếu không hiểu hoặc nghe chưa rõ, bạn có thể hỏi lại để chắc chắn rằng mình hiểu ý nghĩa của nó.

– Trong một số trường hợp, trả lời điện thoại sớm có thể giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh hơn và hiệu quả hơn. Cố gắng trả lời điện thoại càng sớm càng tốt, hoặc nếu không thể, hãy trả lời người gọi càng sớm càng tốt.

– Nếu cần trình bày một vấn đề hay yêu cầu của bạn, bạn nên trình bày vấn đề một cách lịch sự, rõ ràng để người nghe hiểu bạn muốn nói gì.

– Trong khi giao tiếp qua điện thoại, tránh ngắt lời người khác, hãy để họ nói hết ý kiến ​​của họ trước khi đưa ra ý kiến ​​của bạn.

Mẹo giao tiếp qua điện thoại

Trạng thái giao tiếp qua điện thoại

Ngày nay, liên lạc qua điện thoại đã trở thành một phần không thể thay thế trong cuộc sống và công việc của mỗi người. Trạng thái liên lạc qua điện thoại cũng bao gồm các điểm sau:

Sự phát triển của ngành công nghệ thông tin đã giúp cho việc liên lạc qua điện thoại trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp khó khăn khi giao tiếp qua điện thoại, đặc biệt là khi đàm phán, giải quyết vấn đề hay làm việc với khách hàng, đối tác. Ngoài ra, một số người cũng có thể gặp khó khăn về kỹ năng nói hoặc ngôn ngữ nên khó truyền đạt thông điệp hoặc gây hiểu lầm.

Thực tế cách thức giao tiếp qua điện thoại khác nhau tùy thuộc vào các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Một số người cảm thấy khó giao tiếp qua điện thoại hơn là gặp trực tiếp, vì không có tương tác trực tiếp và điều đó có thể gây hiểu lầm.

Trạng thái giao tiếp qua điện thoại

Câu hỏi về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Một số câu hỏi mà bạn có thể được yêu cầu hỏi trong quá trình giao tiếp qua điện thoại như sau:

Làm thế nào để tạo ấn tượng tốt với đối tác hay khách hàng qua điện thoại?

Làm thế nào để giữ một cuộc gọi hiệu quả và tránh bị gián đoạn?

Làm thế nào để giữ cho các cuộc gọi điện thoại tương tác và tránh các cuộc trò chuyện một chiều?

Làm thế nào để sử dụng giọng nói và ngôn ngữ cơ thể để giao tiếp hiệu quả qua điện thoại?

Làm thế nào để bạn xử lý tình huống khó khăn khi có một khách hàng hoặc đối tác không hài lòng trên điện thoại?

Làm thế nào để nắm bắt chính xác nội dung cuộc gọi và đưa ra phản hồi phù hợp?

Làm thế nào để đặt câu hỏi và lắng nghe đối tác qua điện thoại tốt hơn?

Làm thế nào để ghi lại thông tin quan trọng sau cuộc gọi để sử dụng trong tương lai?

Làm thế nào để chuyển tiếp cuộc gọi và đảm bảo thông tin được chuyển tiếp chính xác?

Làm thế nào để xử lý các cuộc gọi đến từ khách hàng hoặc đối tác một cách chuyên nghiệp và hiệu quả?

Cuộc họp

Sau khi chụp lỗi khi giao tiếp qua điện thoạichắc chắn bạn sẽ biết cách quan sát bản thân để điều chỉnh hành vi của mình cho phù hợp Nghệ thuật giao tiếp. Chúc các bạn luôn thành công!

Nhãn:
Giao tiếp