Trong những năm gần đây, cụm từ “tổ chức sự kiện” không còn là khái niệm xa lạ đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách tổ chức sự kiện thành công và để lại những ấn tượng mạnh trong lòng khách hàng. Trong bài viết này Chaolong TV sẽ chia sẻ đến bạn một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà không phải ai cũng biết, mời các bạn cùng khám phá.

1. Quy trình tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện là hoạt động tập trung đông người tại một địa điểm và thời gian cụ thể nhằm truyền tải những thông điệp ý nghĩa đến những người tham gia. Nói một cách đơn giản, một sự kiện là một hình thức xúc tiến kinh doanh. Các sự kiện thường được tổ chức với quy mô lớn nên cần có những quy trình cụ thể và chi tiết cho từng hoạt động.

Quy trình tổ chức sự kiện là tập hợp các hoạt động sẽ diễn ra tại sự kiện đó và các hoạt động này sẽ cần diễn ra theo đúng trình tự bao gồm: khoảng thời gian trước khi diễn ra sự kiện. giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện sự kiện, đánh giá nghiệm thu. Trong mỗi hoạt động đó cần cụ thể và chi tiết về kế hoạch sẽ thực hiện, thời gian thực hiện từng hạng mục, nên thực hiện như thế nào?

Quy trình tổ chức sự kiện giúp sự kiện đi đúng hướng, thể hiện đúng mong muốn của người tổ chức. Hơn nữa, việc thực hiện đúng quy trình tổ chức còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu các tình huống phát sinh, tối ưu hóa nhân sự và chi phí. Và hơn hết, quy trình tổ chức sự kiện rõ ràng giúp thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng doanh thu cho doanh nghiệp trong thời gian diễn ra sự kiện.

Quá trình của sự kiện là gì?

2. Lập kế hoạch sự kiện

Lập kế hoạch là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp phải đảm nhận. Việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện cần phải thật chi tiết và cụ thể, càng chi tiết thì càng giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện. Kế hoạch tổ chức sự kiện nên bao gồm các yếu tố sau:

Xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện

Nghiên cứu kỹ các thông tin về mục tiêu của sự kiện, mục đích của sự kiện là gì sẽ giúp bạn lên một kế hoạch đầy đủ và chi tiết. Kể từ đó, sự kiện đã thành công tốt đẹp. Xác định rõ mục tiêu và mục đích sẽ mở ra hướng đi đúng đắn giúp doanh nghiệp biết mình cần phải làm gì để sự kiện được hoàn thành tốt nhất có thể.

Trên thực tế, các doanh nghiệp tổ chức sự kiện sẽ có những mục tiêu và mục tiêu khác nhau. Có thể doanh nghiệp này tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới, thương hiệu khác tổ chức sự kiện giảm giá lớn tri ân khách hàng,… Vì vậy, việc xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện là rất quan trọng, bởi nó là linh hồn của sự kiện, là định chỉ thị thành công.

Đặt ngân sách cho sự kiện

Sau khi thiết lập các mục tiêu và mục tiêu, doanh nghiệp phải xác định ngân sách tổ chức. Lập ngân sách tổ chức sự kiện liên quan đến nhiều thứ, doanh nghiệp cần dự trù ngân sách tối thiểu và tối đa để chủ động hơn cũng như tối ưu hóa chi phí. Bất kể quy mô của sự kiện như thế nào thì việc đặt ra ngân sách, sau đó chi tiêu trong ngân sách đó là điều cần thiết và không nên xem nhẹ.

Để tổ chức một sự kiện, chi phí phát sinh là không thể lường trước được. Vì vậy, doanh nghiệp nên lập ngân sách rõ ràng để nếu có xảy ra cũng không ảnh hưởng quá nhiều đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Thông thường, khi tổ chức sự kiện, chi phí dự phòng của doanh nghiệp thường chỉ rơi vào khoảng 5 – 15% tùy theo mức độ rủi ro cũng như mức độ phức tạp của từng sự kiện.

Bạn có thể tham khảo thêm Các bước tham gia khóa học trực tuyến miễn phí tại Chaolong TV.

Tổ chức sự kiện là một cách giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm

Lập kế hoạch hoạt động quảng cáo và tiếp thị

Sau khi nghiên cứu kỹ mục đích tổ chức sự kiện cũng như xác định ngân sách, doanh nghiệp phải lên kế hoạch cho các hoạt động quảng cáo, tiếp thị sản phẩm sẽ diễn ra trong sự kiện đó. Trong kế hoạch này, cần lên kịch bản chi tiết, khung thời gian diễn ra chương trình cũng như chuẩn bị nhân sự sẽ góp mặt trong chương trình, kế hoạch cho các hoạt động marketing, quảng cáo.

Việc lên kế hoạch cho các hoạt động quảng cáo, marketing đóng vai trò quan trọng, quyết định phần lớn đến sự kiện có thành công hay không. Do đó, doanh nghiệp nên lập kế hoạch này càng chi tiết và rõ ràng càng tốt, để sự kiện phát triển theo đúng mục tiêu ban đầu đưa ra.

Đặt địa điểm và chỉ định thời gian

Tiếp theo trong quá trình tổ chức sự kiện là thiết lập địa điểm và thiết lập thời gian. Thời gian và địa điểm là điều kiện tiên quyết phải có trong thư mời để khách mời biết tham dự. Địa điểm tổ chức sự kiện cần đầu tư quy mô và có đội ngũ lễ tân niềm nở, vui vẻ, thân thiện để khách mời cảm thấy được tôn trọng.

Chọn một nhóm sự kiện

Doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện thành công thì phải chọn được đội ngũ tổ chức chất lượng. Đội ngũ tổ chức sự kiện uy tín, tận tâm sẽ giúp doanh nghiệp tạo nên một sự kiện hoành tráng và đúng nghĩa. Bằng việc lựa chọn đội ngũ tổ chức phù hợp, doanh nghiệp còn tối ưu được chi phí mà vẫn có một sự kiện như ý.

Người tổ chức sự kiện phải có nhiều năm kinh nghiệm

3. Chuẩn bị cho sự kiện

Sau khi lên kế hoạch cho sự kiện, bước tiếp theo trong quy trình tổ chức là chuẩn bị cho sự kiện. Sự chuẩn bị này bao gồm:

Lên kế hoạch biểu diễn cho sự kiện

Trong sự kiện sẽ bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, doanh nghiệp nên lên kế hoạch trưng bày cho sự kiện để biết mạng lưới hạng mục nào trước, hạng mục nào sau. Điều này sẽ tạo nên sự nhất quán cho sự kiện. Để lên kế hoạch dẫn chương trình cho sự kiện, doanh nghiệp có thể thực hiện theo kịch bản setup chương trình đã được xây dựng từ trước.

Thiết kế và in ấn các tài liệu cần thiết

Ngoài việc lên kế hoạch cho chương trình, tiếp theo doanh nghiệp phải thiết kế và in ấn các tài liệu cần thiết bao gồm: thiệp mời, phông nền, băng ghế,… Các tài liệu này là công cụ cần thiết trong dự án thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn cũng như hình ảnh của thương hiệu cho doanh nghiệp của bạn.

Thiết kế và in ấn các tài liệu cần thiết cho sự kiện

Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu

Dựa trên kịch bản tổ chức chương trình, doanh nghiệp tương lai sẽ phải chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu. Các thiết bị phục vụ cho sự kiện này khi lắp đặt xong phải được kiểm tra kỹ lưỡng để buổi lễ diễn ra suôn sẻ, không có nguy cơ ảnh hưởng đến thời gian diễn ra sự kiện.

Chuẩn bị đồ uống và thức ăn (nếu cần)

Trong các sự kiện, thường sẽ có đồ uống và thức ăn cho khách mời. Điều này thể hiện sự chăm chút cũng như quy mô tổ chức sự kiện của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp tổ chức sự kiện quy mô nhỏ thì có thể không cần chuẩn bị đồ uống, thức ăn.

Xác định nhiệm vụ và vai trò của từng thành viên trong nhóm tổ chức

Để sự kiện diễn ra đúng trình tự, không bị lẫn lộn giữa các khâu, doanh nghiệp nên xác định rõ ràng nhiệm vụ và vai trò của từng thành viên trong ban tổ chức. Mỗi bộ phận, phòng ban phải có nhiệm vụ công việc rõ ràng, có sự phối hợp nhịp nhàng để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi, đúng kế hoạch như đã định. Khi đã phân định rõ ràng nhiệm vụ, vai trò của từng người thì khi có vấn đề phát sinh sẽ dễ dàng giải quyết, không ảnh hưởng đến tiến trình sự việc đang diễn ra.

Để đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, đội ngũ nhân viên phải được đào tạo bài bản, tác phong làm việc chuyên nghiệp và tinh thần năng động, nhanh nhẹn, sáng tạo. Đồng thời bạn cũng cần có phương án dự phòng càng nhiều càng tốt Thời gian làm việc linh hoạt điều đó đều giúp cho người làm việc có tinh thần thoải mái.

4. Tổ chức sự kiện

Khi tất cả các công việc chuẩn bị trên đã được thực hiện, sự kiện sẽ diễn ra. Để sự kiện diễn ra thành công hơn cần cung cấp một số yếu tố:

Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động được hoàn thành đúng tiến độ và thời gian

Trong thời gian diễn ra sự kiện, doanh nghiệp phải đảm bảo mọi hoạt động được diễn ra theo đúng kế hoạch và đúng thời gian. Nếu bất kỳ hoạt động nào xảy ra sai sót, không đúng thời gian, tất cả các hoạt động khác sẽ bị ảnh hưởng. Do đó, việc quan tâm đến việc điều hành sự kiện là rất cần thiết.

Lên kế hoạch chi tiết cho việc tổ chức sự kiện

Theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện như thế nào thì trong quá trình tổ chức cũng không thể tránh khỏi một số vấn đề phát sinh. Để sự cố này không ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự kiện, doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ và bám sát tiến độ của chương trình. Ngoài ra, cũng cần chuẩn bị nhân sự để giải quyết ngay các vấn đề xảy ra trong quá trình tổ chức. Để sự kiện diễn ra thành công, doanh nghiệp cũng phải biết cách thực hiện quy tắc 5s, quy tắc này giúp đặt ra các quy tắc và tất cả các thành viên phải tuân theo một cách chính xác.

Đảm bảo an toàn và thoải mái cho khách hàng

Trong thời gian diễn ra sự kiện, doanh nghiệp phải đảm bảo sự an toàn và thoải mái cho khách hàng. Mục đích của sự kiện hầu như là để quảng cáo và tăng độ nhận diện thương hiệu nên trải nghiệm của khách hàng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Sự kiện không mang lại trải nghiệm hài lòng cho khách hàng, khách hàng sẽ không có ấn tượng tốt, như vậy sự kiện sẽ thất bại, doanh nghiệp đầu tư nhưng không thu được lợi nhuận.

5. Đánh giá kết quả sự kiện

Bước cuối cùng trong quá trình tổ chức sự kiện kinh doanh là đánh giá kết quả. Sau sự kiện, doanh nghiệp phải:

Thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng và đối tác

Sau sự kiện, doanh nghiệp nên thu thập phản hồi từ khách hàng và đối tác. Việc tổng hợp này sẽ giúp doanh nghiệp biết được sự kiện tổ chức chưa tốt ở điểm nào, cần cải thiện điều gì để rút kinh nghiệm cho lần sau. Ngoài ra, việc tổng hợp phản hồi từ khách hàng, đối tác còn giúp doanh nghiệp rút ra kinh nghiệm để phát triển dịch vụ, sản phẩm của mình.

Đánh giá, rút ​​kinh nghiệm sau sự kiện

So sánh kết quả với mục tiêu đã xác định và lập báo cáo

Để đánh giá sự kiện có thành công hay không, doanh nghiệp sẽ so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch ban đầu. Sau khi so sánh xong sẽ có báo cáo cụ thể, báo cáo này cần thể hiện rõ là bao nhiêu phần trăm so với target để doanh nghiệp có cái nhìn khách quan nhất. Việc so sánh, đối chiếu KPI đặt ra ban đầu cho từng nhân viên với KPI hiện tại sẽ là cách thưởng phạt nhân viên thỏa đáng sau khi sự kiện kết thúc.

Đề xuất cải tiến cho các sự kiện trong tương lai

Cuối cùng trong báo cáo đánh giá kết quả của sự kiện là đề xuất cải tiến cho sự kiện tiếp theo. Đề xuất này được đưa ra dựa trên phản hồi tổng hợp của khách hàng và bảng so sánh kết quả với mục tiêu. Những cải tiến sau sự kiện này sẽ rất khách quan nên nếu được triển khai trong các sự kiện sau này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho bạn, hứa hẹn sự kiện tiếp theo sẽ thành công tốt đẹp.

6. Tóm tắt

Bài viết trên chúng tôi đã chia sẻ khái niệm tổ chức sự kiện và 6 bước trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Hi vọng đây sẽ là những hiểu biết hữu ích giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công nhằm quảng bá rộng rãi thương hiệu và tạo dựng niềm tin trong lòng khách hàng. Ngoài ra, kỹ năng quản lý doanh nghiệp cũng cần được nâng cao, bạn đọc có thể tham khảo Khóa học quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Chaolong TV để có thêm kiến ​​thức quản lý hiệu quả.

Chaolong TV gợi ý cho bạn: Khóa học “Trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp”

XEM TOÀN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY

Nhãn:
kỹ năng tổ chức