Tối ưu hóa thời gian làm việc cho nhân viên sẽ nâng cao hiệu quả làm việc của nhóm bạn. Nhưng không phải nhân viên nào cũng có kỹ năng quản lý thời gian, cũng như sắp xếp công việc hợp lý.

Cùng với 8 tiếng làm việc mỗi ngày, mỗi nhân viên xử lý một khối lượng công việc khác nhau. Điều này xuất phát từ năng lực và yếu tố quan trọng là kỹ năng quản lý thời gian của mỗi nhân viên. Vậy làm thế nào để bạn có thể làm việc hiệu quả mà không phải làm thêm giờ?

Là nhà quản lý, việc hỗ trợ nhân viên kỹ năng quản lý thời gian tối ưu và nâng cao hiệu quả công việc là một trong những nhiệm vụ quan trọng. Những phương pháp tối ưu hóa thời gian làm việc cho nhân viên mà chúng tôi giới thiệu dưới đây chắc chắn là gợi ý hữu ích dành cho bạn.

1. Lên kế hoạch cho mọi thứ, dù là điều nhỏ nhất

Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để nhân viên quản lý hiệu quả thời gian của họ là lên lịch cho một thời gian cụ thể mỗi ngày. Ngay cả những hoạt động nhỏ nhất cần làm như: gửi email, báo cáo công việc, gặp gỡ khách hàng, v.v. Nhiều việc lặt vặt cộng lại chiếm nhiều thời gian của bạn. Do đó, bạn nên lập một danh sách để hình dung tất cả các nhiệm vụ cần phải thực hiện. Từ đó, lập kế hoạch thời gian của bạn cho phù hợp.

Ngoài ra, việc ghi chú các công việc cần xử lý trong ngày và ghi chú trạng thái sẽ giúp nhân viên có thể xem lại công việc nếu cần thiết.

Nếu nhân viên cần một cách để phân loại công việc của họ, biểu đồ Eisenhower là cách tốt nhất. Thay vì cố gắng giải quyết mọi vấn đề, hãy phân loại và sắp xếp các nhiệm vụ thành các nhóm để có giải pháp tốt nhất:

* Công việc cần làm ngay: cấp bách, quan trọng

* Nhiệm vụ vần được lên kế hoạch là: Quan trọng, nhưng không khẩn cấp

* Công việc có thể giao cho người khác: Khẩn cấp nhưng không quan trọng

*Nhiệm vụ rời: Không khẩn cấp và không quan trọng.

Biểu đồ Eisenhower giúp phân loại công việc hiệu quả

Trên thực tế, những nhân viên không theo dõi và lên kế hoạch công việc cụ thể sẽ rất dễ bị mất thời gian. Vì vậy, ghi chép và lập kế hoạch là một trong những phương pháp tối ưu hóa thời gian làm việc hiệu quả cho nhân viên. Một gợi ý cho bạn để sử dụng công cụ OKR giúp bạn lên kế hoạch thời gian làm việc cụ thể trong ngày, trong tuần, trong tháng một cách chi tiết hơn.

2. Chia nhỏ công việc, tập trung cao độ

Quá nhiều công việc khiến chúng ta cảm thấy không biết bắt đầu từ đâu chính là điều khiến chúng ta lãng phí thời gian. Lời khuyên dành cho nhân viên là hãy chia nhỏ các công việc, hoàn thành từng mục và cố gắng tập trung nhất có thể.

Bạn có thể áp dụng phương pháp Pomodoro để tăng tối đa sự tập trung trong công việc. Nguyên tắc của phương pháp này là phân chia các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ, giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định theo các bước sau:

– Bước 1: Chọn công việc cần làm

Bước 2: Chia nhỏ công việc. Đặt hẹn giờ để thực hiện các phần công việc riêng biệt, thường là 25 phút/phần

– Bước 3: Hoàn thành công việc trong vòng 25 phút

– Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút trước khi bắt đầu công việc còn lại

– Bước 5: Sau 4 lần nghỉ ngắn 5 phút là 1 lần nghỉ dài từ 15 đến 30 phút.

Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro cũng có thể áp dụng cho những nhà quản lý cần tối ưu hóa thời gian làm việc. Nếu bạn có rất nhiều công việc. Đừng sợ hãi. Hãy áp dụng cách chia nhỏ công việc và tập trung cao độ, mối lo này sẽ được giải quyết trong chốc lát. Đặc biệt, tuyệt đối đừng bỏ lỡ Quy trình làm việc và quản lý thời gian hiệu quả nắm vững bí quyết quản lý thời gian và xây dựng lịch trình làm việc hiệu quả.

3. Đặt giới hạn công việc cho bản thân

Nhiều nhân viên xác nhận rằng họ vẫn phải thường xuyên xử lý email sau giờ làm việc. Điều này không chỉ làm mất thời gian nghỉ ngơi, học tập của bạn mà đôi khi còn khiến người nhận email cảm thấy thiếu chuyên nghiệp.

Các nghiên cứu gần đây cũng chỉ ra rằng những nhân viên thường xuyên làm việc ngoài giờ có nguy cơ bị kiệt sức và thường xuyên cảm thấy căng thẳng. Tình trạng này có thể dẫn đến giảm hiệu suất cá nhân và nhóm.

Giải pháp tối ưu hóa thời gian làm việc của nhân viên

Để hạn chế tình trạng này, mỗi nhân viên phải đặt ra giới hạn cho công việc của mình. Hãy tạo thói quen tập trung cao độ, tối ưu hóa thời gian làm việc nhưng sau giờ làm nhân viên phải tạm gác lại công việc để nghỉ ngơi, vui chơi. Giữ thói quen tốt này cũng sẽ tránh được mệt mỏi Làm thế nào để tăng năng suất của nhân viên? hiệu quả.

4. Xây dựng mối quan hệ

Để tối ưu hóa thời gian làm việc, xây dựng các mối quan hệ cũng là một cách. Bạn biết chia sẻ công việc với những người xung quanh như bạn bè, đồng nghiệp. Để làm được điều này, bạn cần thường xuyên xây dựng và nuôi dưỡng những mối quan hệ đó dù là ở nơi làm việc, bạn bè hay gia đình. Bạn nên nhớ rằng khi cảm thấy áp lực và căng thẳng, nên chọn mọi thứ theo hướng tích cực, đừng trút giận lên những người xung quanh, điều này chỉ khiến bạn lãng phí tài nguyên mà thôi. chỉ hữu ích.

5. Đi ngủ đúng giờ

Đi ngủ đúng giờ là một cách quản lý thời gian tốt, bởi ngủ đúng giờ sẽ đảm bảo đồng hồ sinh học, cải thiện sức khỏe tinh thần và làm việc hiệu quả hơn. Đặt ra khung thời gian hợp lý cho các hoạt động cá nhân và nghỉ ngơi đúng lúc để có một cơ thể và tinh thần khỏe mạnh cho ngày làm việc tiếp theo.

Phương pháp tối ưu hóa thời gian làm việc cho nhân viên là yếu tố quan trọng trong chiến lược phát triển doanh nghiệp lâu dài. Vì vậy, doanh nghiệp phải có cách hỗ trợ nhân viên của mình đạt được điều này.

Nhãn:
nhân viên Quản trị nhân sự